Μάθετε περισσότερα για την Ηλεκτρονική Τιμολόγηση

Τι είναι η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση;

Με τον όρο Ηλεκτρονική Τιμολόγηση, νοείται η ανταλλαγή ενός ηλεκτρονικού (όχι ψηφιακού) τιμολογίου μεταξύ προμηθευτή και αγοραστή. Ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο (η-Τιμολόγιο) είναι ένα τιμολόγιο το οποίο έχει εκδοθεί, αποσταλλεί και ληφθεί σε δομημένη μορφή η οποία επιτρέπει την αυτόματη και ηλεκτρονική επεξεργασία του, όπως ορίζεται στην Οδηγία 2014/55/ΕΕ.

Ένα δομημένο η-Τιμολόγιο περιέχει δεδομένα, του προμηθευτή, σε μοπρφή αναγνώσιμη από μηχάνημα (machine-readable format), τα οποία μπορούν να εισαχθούν στο λογιστικό σύστημα του αγοραστή, χωρίς να απαιτείται οποιαδήποτε χειροκίνητη εισαγωγή.

Συγκρίνοντας τα η-Τιμολόγια με τα συμβατικά τιμολογία, είναι σκόπιμο να σημειωθεί ότι τα τελευταία, έχουν 3 χαρακτηριστικά τα οποία θεωρούνται δεδομένα:

Τα συμβατικά τιμολόγια

Πως συγκρίνονται τα ηλεκτρονικά τιμολόγια με τα συμβατικά τιμολόγια;

Ψηφιακές εικόνες,  αρχεία PDF και άλλες ψηφιακές μορφές τιμολογίων αφαιρούν το φυσικό στοιχείο και επιτρέπουν στον χειρισμό και την αρχειοθέτηση των τιμολογίων με πιο αποτελεσματικό τρόπο από το χαρτί. Ωστόσο, αυτές οι μορφές απαιτούν την χειροκίνητη προβολή του τιμολογίου και, κατ’ επέκταση, την ανάγνωση και εισαγωγή των δεδομένων τους σε λογιστικά συστήματα.

Τα η-Τιμολόγια περιέχουν μόνο τα δεδομένα σε δομημένη μορφή και μπορούν να εισαχθούν αυτόματα σε λογιστικά συστήματα. Δεν περιλαμβάνουν οπτική αναπαράσταση των δεδομένων τιμολογίου, παρόλο που μπορούν να παραδοθούν σε οπτική μορφή. Για τα η-Τιμολόγια, η οπτική αναπαράσταση είναι δευτερεύουσα λειτουργία και ο στόχος της αυτοματοποίησης δεν είναι η προβολή του τιμολογίου, εκτός από έκτακτες περιπτώσεις.

Μια οπτικοποιημένη, αναγνώσιμη από τον άνθρωπο έκδοση του τιμολογίου μπορεί να δημιουργηθεί για λόγους ανάγνωσης και μπορεί να αποσταέλι μέσα στο δομημένο μήνυμα, αλλά δεν θεωρείται μέρος του ίδιου του τιμολογίου.

Τα η-τιμολόγια ΔΕΝ είναι

Τα πλεονεκτήματα της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης

Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή διενήργησε έρευνα σε διάφορα Κράτη-Μέλη για να εξετάσει την ανάλυση κόστους-οφέλους για την εφαρμογή ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

Δεδομένα που συλλέχθηκαν από πέντε χώρες δείχνουν ότι η εφαρμογή της η-Τιμολόγησης συνέβαλε σε λειτουργικές εξοικονομήσεις άνω του 50% σε κάθε περίπτωση.

Επιπλέον, η αυτοματοποίηση που προσφέρει η διαδικασία, μπορεί να οδηγήσει σε εξοικονόμηση μέχρι και της τάξης του 97%, όπως δείχνει η εμπειρία της Φινλανδίας. Στην πλέον ακραία περίπτωση, οι Λιθουανικές αρχές εκτιμούν ότι η εφαρμογή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης θα οδηγούσε σε μείωση του κόστους επεξεργασίας μονάδας έως και 99% σε σχέση με την διαχείριση συμβατικών τιμολογίων

Μέσο κόστος διαχείρισης συμβατικών τιμολογίων και η-τιμολογίων

Πηγή

Ευρωπαϊκή Επιτροπή
D05.01 eInvoicing Benefits’ Analysis - Νοέμβριους 2019
Connecting Europe Facility Stakeholder Management Office

Πως υλοποιείται;

Η Οδηγία 2014/55/ΕΕ οδήγησε στον ορισμό του ευρωπαϊκού προτύπου για την ηλεκτρονική τιμολόγηση (EN 16931). Η Οδηγία προωθεί την υιοθέτηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης στις δημόσιες συμβάσεις.

Βασικός ακρογωνιαίος λίθος στην εφαρμογή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης ήταν το PEPPOL. Το PEPPOL είναι ένα σύνολο εργαλείων και προδιαγραφών που επιτρέπουν τη διασυνοριακή ηλεκτρονικές συμβάσεις. Η χρήση του PEPPOL διέπεται από μια πολυμερή συμφωνία που ανήκει και συντηρείται από το OpenPEPPOL.

Με απλά λόγια, το PEPPOL είναι ένα δίκτυο σημείων πρόσβασης (access points), τα οποίαχρησιμοποιούνται για την ανταλλαγή εγγράφων, όπως ηλεκτρονικά τιμολόγια, μεταξύ αγοραστών και πωλητών. Επιτρέπει στους οργανισμούς να διασυνδέονται με όλα τα εμπλεκόμενα μέρη σε ένα σύστημα. Αυτά τα σημεία πρόσβασης ανήκουν σε πιστοποιημένα μέλη PEPPOL, όπως αυτό της BOOMERTEL, τα οποία επιτρέπουν σε οργανισμούς (όπως εταιρείες, κυβερνητικές υπηρεσίες κ.λπ.) να χρησιμοποιούν την υποδομή.